Rotinas: obstáculo ou incentivo à inovação?

Tweet Intuitivamente, criatividade e inovação estão associadas à informalidade, espontaneidade, ausência de regras. Concordo com essa visão, tanto é que sou fã de desconferências, e acredito no poder de uma rede informal de inovação. Entretanto, como tudo na vida, é necessário um equilíbrio. Ainda que a informalidade seja fundamental para […]

Intuitivamente, criatividade e inovação estão associadas à informalidade, espontaneidade, ausência de regras. Concordo com essa visão, tanto é que sou fã de desconferências, e acredito no poder de uma rede informal de inovação.

Entretanto, como tudo na vida, é necessário um equilíbrio. Ainda que a informalidade seja fundamental para que novas conexões sejam feitas, e para que idéias germinem, não creio ser possível que inovações floresçam e frutifiquem sem uma infraestrutura ao seu redor, que garanta que os nutrientes, ar e água cheguem na medida e hora certa para que a sementinha se transforme em árvore frondosa.

É neste sentido que enxergo a grande importância de rotinas formais, isto é, processos, que deem o compasso, coerência e certo grau de previsibilidade ao trabalho, e que sejam pontos de controle para garantir que os passos importantes estão sendo dados e reconhecidos, além de atuar como balizas segundo as quais os times avaliam seus trabalhos. E não sou só eu que penso assim – vide aqui esse texto se referindo a rotinas como sendo críticas para por inovações em prática, e este interessante estudo de caso que explora o papel das rotinas na aprendizagem organizacional, no contexto do projeto Genolyptus (mapeamento do genoma do eucalipto).

Óbvio que processos estão aí para serem melhorados, como já falei outras vezes. Mas para serem melhorados eles precisam primeiro existir. Além dos processos operacionais, de entrega de serviços (por exemplo, o processo de matrícula de alunos em uma escola), tenho grande simpatia pelos processos gerenciais, de planejamento e acompanhamento, incluindo aí as rotinas de gestão de desempenho e de gestão de projetos (para a qual o agile é uma das metodologias).

 

A amada rotina do cafezinho. Crédito: patterned @Flickr

 

Aliás, se rotinas têm má reputação como barreiras à inovação, reuniões então, pior ainda, são praticamente sinônimo de improdutividade e falta de fluidez organizacional.  Mas vou dar minha cara a tapa e defender que reuniões, com foco, são sim essenciais para que inovações tenham a chance de verem a luz do dia.

Em Kingston, em um dos departamentos onde trabalhei, responsável por Ambiente, Planejamento Urbano e Transportes, tínhamos uma série de reuniões periódicas, parte do calendário anual, que concretizavam o ciclo de negócios. Tais reuniões eram uma mistura de comitês deliberativos com grupo de trabalho, que estabeleciam ritmo a projetos e decisões, traziam regularidade e fóruns apropriados para níveis diferentes de discussão e escalamento de riscos, bem como melhoravam a comunicação. Cito algumas:

1. Reuniões semanais de diretoria – a pauta era sempre fechada no dia anterior à reunião e enviada por e-mail aos convocados, juntamente com documentos anexos. Esta pauta era formada por itens de continuidade a reuniões anteriores, temas específicos relacionados a áreas de serviços para os quais eram necessárias participações pontuais de gerentes de serviços, além de outros itens incluídos por solicitação de um dos membros fixos do comitê (que incluía três diretores mais alguns assessores especiais).

A vantagem destas reuniões era garantir que assuntos importantes seriam discutidos ao menos uma vez por semana, independente das agendas ocupadíssimas dos diretores. Além disso, era a chance que os gerentes tinham de incluir assuntos que necessitavam de deliberação da diretoria, e vice-versa, uma oportunidade para que os diretores pedissem formalmente prestações de contas dos seus gerentes, atualizações de status de projetos, etc. O resultado era registrado em atas, que posteriormente tinham circulação restrita.

(Aliás, a habilidade de escrever boas atas nem sempre é valorizada, porém é muito relevante para qualquer grande organização. Uma ata bem escrita:

– não é exaustiva, mas contém os pontos mais importantes de cada assunto discutido;

– segue a mesma sequência da pauta da reunião, que serve como índice;

– faz sempre referência aos assuntos que ficaram pendentes em atas anteriores;

– por fim, é essencial que a ata inclua as decisões que foram acordadas e os responsáveis por ações específicas, com prazo para execução.)

2. Comitês bimestrais que reuniam representantes dos funcionários com membros da diretoria, para deliberar sobre assuntos de interesse geral, que iam desde operacionais como o processo de reembolso para gasto com viagens, até mais estratégicos, como projetos de reestruturação organizacional. Estas reuniões eram a chance de funcionários apresentarem reivindicações, ouvirem atualizações sobre assuntos da empresa e pedirem mais informações sobre decisões da diretoria (ou sobre a ausência delas).

Alguns dias antes destes encontros bimestrais, os representantes dos funcionários se reuniam entre si, sem a presença dos diretores. Essas reuniões de preparação permitiam que os representantes chegassem para os comitês já municiados de informações e argumentos, além de atuar como um filtro – este assunto é mesmo da alçada do comitê ou é algo que podemos resolver por outras vias?

3. Outro comitê importantíssimo era o de projetos. Tais comitês tinham um chefe designado (às vezes rotativo) e periodicidade mensal. Os gerentes de projetos apresentavam nos comitês documentos como business cases, termo de abertura de projetos, e os relatórios de status, todos eles com base em formatos pré-acordados. A responsabilidade de apresentar relatórios para o comitê dava aos gerentes de projeto uma cadência, e um incentivo para manter os documentos consistentes e em dia. Honestamente, não acredito que alguém possa gerir um projeto de maneira eficaz sem um modelo de governança de projetos que inclua comitês periódicos para acompanhamento e aprovação.

Mas não basta criar os comitês. É necessário que eles tenham espaço na agenda dos diretores, e que os encontros sejam marcados com antecedência, já deixando bloqueado o horário. Dessa maneira as inovações têm um fórum adequado para serem ponderadas, aprovadas e apoiadas. E, o que é melhor para o setor público, onde as estruturas costumam ser mais verticais e inflexíveis, tais rotinas ajudam a criar janelas na hierarquia, melhorando a comunicação.