O equilíbrio trabalho-família também inclui acesso a email

O impacto do email nas organizações e na vida pessoal dos colaboradores, o que algumas organizações estão a fazer sobre isso, e uma experiência pessoal

Todos sabemos a importância que o email tem na vida das organizações. Pelo email passam informações internas, pedidos de propostas, documentos de gestão de projeto, contratos, etc.. Não fossem os sistemas de email tão impenetráveis (por questões de confidencialidade) e tão intrusivos e seriam certamente um fabuloso guião para o filme da vida de qualquer organização.

No entanto, e como refiro acima, também todos sabemos o impacto que o email pode ter na nossa produtividade. Os estudos centrados nesta temática são muitos e o recente texto de Oscar Berg refere alguns colocando-os em contexto.

Um dos momentos em que o email parece ser o nosso maior inimigo é na altura de férias:

  • a pessoa não consegue “desligar” do trabalho, passando as férias a ver a sua caixa de email
  • a pessoa não vê o seu email durante as férias e regressa ao trabalho encontrando uma caixa de email muito, muito cheia.
Relaxando nas férias

Relaxando nas férias no interior de Portugal

Nenhum dos cenários é agradável e entra em conflito com uma tendência crescente de valorização e proteção da vida pessoal dos colaboradores (como no caso de França ou de outras organizações na Alemanha, incluindo o próprio Governo).

É neste contexto que surge uma interessante iniciativa da Daimler, o empresa alemã responsável pela construção de veículos automóveis das marcas Mercedes-Benz e Smart, por exemplo. Em 2013, a Daimler criou uma aplicação chamada “Mail on Holiday” que, quando o colaborador recebe uma mensagem durante as suas férias, responde com uma mensagem automática e apaga o email recebido.

As respostas automáticas tendem a informar que a pessoa está de férias e que a mensagem será apagada, encorajando o envio para outros colegas ou o re-envio após a data de regresso de férias.

“Our employees should relax on holiday and not read work-related emails,” said Wilfried Porth, board member for human resources. “With ‘Mail on Holiday’ they start back after the holidays with a clean desk. There is no traffic jam in their inbox. That is an emotional relief.” FT

A postura das empresas, porém, varia muito, havendo muitas organizações que consideram indelicado acionar sequer a tradicional mensagem “out of office”. Em 2013, por exemplo, numa das secções do Financial Times online, lia-se o seguinte conselho dado a um leitor:

“In any case [your boss] is right: you ought to check your messages when you are away.” FT

Ainda que esta frase seja demasiado radical, a verdade é que as preferências pessoais que a “Dear Lucy” manifesta coincidem com as minhas e coincidem, certamente, com as de milhares de pessoas.

Acabo de regressar de 1 semana de férias. Durante esse tempo com a família, aproveitando a natureza do interior de Portugal, verificava o meu email duas vezes por dia (ao almoço e ao final do dia). Olhava a lista de emails que haviam chegado, abrindo apenas aqueles que me pareciam poder ser de maior urgência. A maioria das vezes, demorava menos de 60 segundos nesta tarefa. O resultado era conseguir andar despreocupada, certa de que não haveria grandes surpresas aquando do meu regresso. Um conceito parecido com outro muito badalado que sugere, antes de adormecer, olharmos a nossa lista de tarefas para o dia seguinte, no sentido de irmos dormir com uma ideia clara daquilo que a manhã nos reserva.

O que é importante, a meu ver, é que as organizações comecem a ganhar uma maior consciência para os melhores resultados que os seus colaboradores poderão atingir se se sentirem realizados, pessoal e profissionalmente, se sentirem que a sua vida está equilibrada e que têm um bom controlo sobre ela. E isso significa que, apesar de ser muito positiva a criação de aplicações e políticas como o Mail on Holiday da Daimler é importante que estas não sejam obrigatórias e que seja reservado espaço para acomodar as preferências pessoais de cada colaborador (como a Daimler faz, aliás!).