Investiu por quê?

Tweet Em empresas privadas, principalmente as grandes, o processo formal de aprovação de investimentos pode ser tão tortuoso que se torna um cemitério de boas ideias. Nestes locais busca-se por em prática iniciativas que aliviem o formalismo e incentivem a inovação. É o caso da IBM, que adotou um esquema […]

Em empresas privadas, principalmente as grandes, o processo formal de aprovação de investimentos pode ser tão tortuoso que se torna um cemitério de boas ideias. Nestes locais busca-se por em prática iniciativas que aliviem o formalismo e incentivem a inovação. É o caso da IBM, que adotou um esquema de financiamento colaborativo corporativo, para patrocinar ideias inovadoras de seus colaboradores.

Já no setor público, frequentemente não há nenhum processo para aprovação de investimentos que seja aberto à participação de funcionários (e por falar nisso, nem de cidadãos). Os investimentos são decididos pelo alto escalão e a justificativa para o mesmo é o texto da lei. Além da importância do ponto de vista de transparência nos gastos públicos, a maneira como as decisões de investimento são tomadas têm impacto direto no grau de inovação de uma organização. Ou seja: não basta dizer “Fi-lo porque qui-lo”.

Um processo formal de aprovação de investimentos é importante não só para a legitimidade das decisões tomadas, mas também para o bom andamento de funções básicas nas organizações. Um exemplo: o departamento de tecnologia de informação de uma grande organização possui um limite no número de projetos que pode executar simultaneamente, e uma grande demanda. Como decidir quais novos sistemas serão desenvolvidos? É importante ter regras claras, e de preferência uma agenda de encontros para o grupo que toma as decisões (como uma banca de jurados), com a participação ativa daqueles indivíduos que pleiteiam projetos.

 

Vantagens de um processo formal para decisão

  1. Validação externa (crucial para o setor público): Demonstração de racionalidade no uso do dinheiro público
  2. Validação interna: Transparência quanto aos critérios de aprovação de novos projetos
  3. Abrangência da avaliação: Soluções alternativas são comparadas, e a opção adotada é defendida por ser a mais adequada.
  4. Clareza quanto aos objetivos e premissas de um novo projeto ou iniciativa, inclusive para a própria equipe que irá trabalhar no mesmo.
  5. Espaço para o surgimento de projetos advindos da equipe e não somente da alta administração: Se o processo e os critérios de aprovação de investimentos forem difundidos na organização, qualquer membro da equipe poderá apresentar suas propostas.

O céu nem sempre é o limite. Crédito: Joseph Dsilva @Flickr

 

O documento de justificativa de investimentos

A decisão de investimentos pode levar em conta uma série de fatores. Para fins de registro e referência, é central para o processo de análise o documento de justificativa de investimentos (do inglês Business Case, não confundir com Business Plan), similar a um estudo de viabilidade, porém mais breve.

Existem diversos modelos para este documento (como esse aqui, do Condado de Sheffield), mas todos possuem alguma variação em torno dos seguintes itens:

1. Que objetivos estratégicos o projeto visa atender?

4. Contexto e problemas a serem endereçados

3. Sumário dos benefícios (economias financeiras ou melhoria esperada) e público-alvo

2. Sumário dos custos e da fonte de recursos

7. Alternativas (comparação das vantagens e desvantagens das opções consideradas antes de se propor esta justificativa de negócios)

8. Riscos

5. Escopo do projeto

6. Premissas

Interessante observar que a análise financeira, apesar de ser a mais célebre, não é a única dimensão a fazer parte da avaliação de investimentos. Há um cenário mais amplo, e o aspecto econômico, com indicadores como a taxa interna de retorno ou o valor presente líquido, é apenas um dos componentes da decisão.

 

A aprovação de investimentos

O documento de justificativa de investimentos não precisa ser somente utilizado para as grandes decisões da organização. Pode ser solicitado por um diretor a um gerente para justificar a contração de mais uma pessoa para o time, ou para outras alterações mais localizadas à equipe.

Mas no caso dos investimentos que afetam mais de uma área da empresa, de risco mais alto, ou que requeiram recursos de maiores proporções, seria necessária uma avaliação do grupo responsável pela aprovação. Este grupo se reuniria periodicamente (já discuti em outro post a utilidade das reuniões fixas na agenda dos tomadores de decisão), e idealmente abriria para toda a organização a oportunidade para a geração de novos projetos. Os critérios de decisão poderiam incluir:

– O projeto atende a uma necessidade de negócios

– Existem recursos para realizar o projeto

– O projeto é viável e poderá ser completado no prazo proposto

– Irá entregar benefícios claros e/ou gerar redução de custos (cabe aqui a expressão em inglês Value for Money, que quer dizer não apenas reduzir custos, mas entregar mais com menos)

 

Formalidade não é sinônimo de burocracia

Apesar da importância de um processo formal de análise de investimentos, é importante dar aos servidores públicos a liberdade de serem proativos, sem ter que pedir permissão para fazer seu próprio trabalho, como na experiência pioneira do Condado de Monmouthshire. Lembrando que, mesmo neste caso, é necessário envolver mais pessoas quando a iniciativa tem implicações mais amplas.